メールマガジンアーカイブ：【具体的なDXの取り組み事例】
注目されたアメリカ次期大統領選ですが、激戦の末、ドナルド・トランプ氏が勝利しました。
その立役者となったイーロン・マスク氏ですが、大統領選では、トランプ陣営への巨額の献金や有権者への報奨金、X(旧ツイッター)での発言などが、何かと話題となりました。新政権では「政府効率化省」の設立を提案し、トランプ氏はトップにイーロン・マスク氏を起用すると発表しました。
テクノロジーや宇宙産業、電気自動車など多くの分野で影響力のあるマスク氏ですが、アメリカ国内は基より、日本や世界に対してどのような役割を果たすのか注目したいと思います。
前回のメルマガでは、クラウドPBX導入により、働き方改革に取り組んだ事例について紹介しました。
※メールマガジンバックナンバーはこちら
今回は、請求書など書類発送業務の自動化による効率化及び、紙コストや発送コストの削減を実現するＤＸ化に取り組んだ事例についてご紹介します。
◆◆背景（課題と課題解決の目的・ねらい）◆◆————————————————————-
今回取組みをご紹介するお客様におかれまして、働き方改革の一環として、業務効率化、リモートワークの推進、社員のワークライフバランスの向上などへの取り組みを企画・推進されていました。その中で、文書管理の現状や手作業での書類発送・配信業務において、以下のような課題があることがわかりました。
▼課題
①請求書の作成や確認、発送など、多くのプロセスが手作業で行われており、時間と手間がかかる上に、人的ミスが発生し易い状況であった。
②書類の保管や取り扱いについて、電子帳簿保存法等の法規制への対応が十分に出来ていない状況であった。
③紙代（用紙、封筒等）、印刷費、郵送費用などのコスト及び、人件費が上昇していた。
上記の課題に対し、単純にデジタル化を行うのではなく、まず、課題解決の目的・ねらいを明確にした上で、業務プロセスの見直しから取り組みました。
▼課題解決の目的・ねらい
①業務効率化により、文書管理、書類発送・配信業務にかかる作業時間を削減する
②作業の自動化やデジタル化により、人的ミスを抑制する
③人件費含めたコストを削減する
④保管スペースの削減（物理的な書類を保管する必要がなくなり、オフィスのスペースを有効活用）
⑤ペーパーレス、業務効率化による環境負荷の軽減
課題解決の目的・ねらいを明確にすることで、ゴールが明確になるとともに、デジタル化の範囲や、費用対効果などの判断がし易くなります。
◆◆議題解決の手順◆◆———————————————————————————-
課題解決の手順は以下の通りです。
①課題・ニーズの確認
②改善の目的・ねらいの確認
③改善後の業務の流れの策定
④改善による効果シミュレーション
⑤システム・ツール選定（Fit＆Gap含む）
⑥システム・ツール導入
⑦テスト運用
⑧本運用
⑨効果検証
特に、「③改善後の業務の流れの策定」、「④改善による効果シミュレーション」の手順をしっかりと取り組みました。
具体的には、システム・ツール導入ありきではなく、現状業務のルールや運用自体を改めて見直し、できるだけ無駄な業務を削ぎ落した効率的な業務の流れを策定した上で、システム・ツール導入の検討を行いました。
そのため、最初から大がかりなシステム・ツールではなく、身の丈に合ったシステム・ツールを選定することが出来ました。
◆◆成果と効果◆◆—————————————————————————————
成果と効果について
・手作業での書類発送に比べ、自動化によってプロセスが迅速化し、発送準備の時間が大幅に削減された。（顧客検証で導入前と比較し、所要時間が約30％短縮）
・発送ミスや誤送付の件数が大幅に減少
・自動化されたフローにより、データの整合性が向上し、情報が一貫性を持つようになった。
・必要な人手を削減し、労働コストを下げることができ、効率的な業務運営により、材料費や郵送コストが削減された。
・書類発送に伴う時間が短縮され、顧客に迅速に文書を届けることが可能となり、顧客からの信頼性が向上した。
・業務データが容易に収集可能になり、業務改善や戦略的な意思決定が促進される。
・単調なルーチン作業から解放され、従業員の仕事への満足度が向上した。
自動化は、企業の業務効率を向上させるだけでなく、コスト削減や環境への配慮とも関連しているため、今後ますます重要になっていくでしょう。自動化の導入は一時的な投資が必要ですが、長期的には大きな利益をもたらすことが期待されます。
◆◆まとめ◆◆———————————————————————————————
今回ご紹介しました取り組み事例に関して、皆様の会社では以下のような課題はございませんでしょうか？
・請求書・納品書等、書類の封入・発送業務を自社スタッフが行っている
・発送前の書類内容や、宛先の確認等、人手による確認に手間がかかっている
・郵送、FAX、メール等、送付先により書類の送付方法がバラバラで、送付作業が煩雑になっている etc..
上記に、一つでも当てはまるものがございましたら、ご連絡ください。弊社より改善手順をアドバイスさせていただきます。
https://www.oce.co.jp/inquiry/seihin/
★★現状のDXへの取組み状況を診断してみませんか？★★—————————————————
簡単なアンケートに回答いただくだけで、貴社のDX推進・システム導入･活用における、組織、施策、活動等、課題の傾向を分析し、成果向上に向けた改善ポイントをまとめた「診断レポート」をご提供しております。
〇「DX簡易診断」は以下よりお申込みください。
https://oce.lmsg.jp/form/24144/jDvfmgst
★★DX導入事例集★★———————————————————————————–
ホームページにDX導入事例を掲載しています。
https://www.oce.co.jp/service_taxonomy/dx/
民間企業の事例集をご希望の方は、「民間企業DX事例集資料請求フォーム」よりご連絡ください。
https://oce.lmsg.jp/form/24144/vxxyiTEz
★★コラム★★———————————————————————————————
OCEメルマガ配信でのIT雑学コラム第8回です。
今回はノーベル賞にまつわるAIの雑学をご紹介します。
気になる方はこちら！↓
https://dxlabo.oce.co.jp/posts/post07
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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その立役者となったイーロン・マスク氏ですが、大統領選では、トランプ陣営への巨額の献金や有権者への報奨金、X(旧ツイッター)での発言などが、何かと話題となりました。新政権では「政府効率化省」の設立を提案し、トランプ氏はトップにイーロン・マスク氏を起用すると発表しました。
テクノロジーや宇宙産業、電気自動車など多くの分野で影響力のあるマスク氏ですが、アメリカ国内は基より、日本や世界に対してどのような役割を果たすのか注目したいと思います。
前回のメルマガでは、クラウドPBX導入により、働き方改革に取り組んだ事例について紹介しました。
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今回は、請求書など書類発送業務の自動化による効率化及び、紙コストや発送コストの削減を実現するＤＸ化に取り組んだ事例についてご紹介します。
◆◆背景（課題と課題解決の目的・ねらい）◆◆————————————————————-
今回取組みをご紹介するお客様におかれまして、働き方改革の一環として、業務効率化、リモートワークの推進、社員のワークライフバランスの向上などへの取り組みを企画・推進されていました。その中で、文書管理の現状や手作業での書類発送・配信業務において、以下のような課題があることがわかりました。
▼課題
①請求書の作成や確認、発送など、多くのプロセスが手作業で行われており、時間と手間がかかる上に、人的ミスが発生し易い状況であった。
②書類の保管や取り扱いについて、電子帳簿保存法等の法規制への対応が十分に出来ていない状況であった。
③紙代（用紙、封筒等）、印刷費、郵送費用などのコスト及び、人件費が上昇していた。
上記の課題に対し、単純にデジタル化を行うのではなく、まず、課題解決の目的・ねらいを明確にした上で、業務プロセスの見直しから取り組みました。
▼課題解決の目的・ねらい
①業務効率化により、文書管理、書類発送・配信業務にかかる作業時間を削減する
②作業の自動化やデジタル化により、人的ミスを抑制する
③人件費含めたコストを削減する
④保管スペースの削減（物理的な書類を保管する必要がなくなり、オフィスのスペースを有効活用）
⑤ペーパーレス、業務効率化による環境負荷の軽減
課題解決の目的・ねらいを明確にすることで、ゴールが明確になるとともに、デジタル化の範囲や、費用対効果などの判断がし易くなります。
◆◆議題解決の手順◆◆———————————————————————————-
課題解決の手順は以下の通りです。
①課題・ニーズの確認
②改善の目的・ねらいの確認
③改善後の業務の流れの策定
④改善による効果シミュレーション
⑤システム・ツール選定（Fit＆Gap含む）
⑥システム・ツール導入
⑦テスト運用
⑧本運用
⑨効果検証
特に、「③改善後の業務の流れの策定」、「④改善による効果シミュレーション」の手順をしっかりと取り組みました。
具体的には、システム・ツール導入ありきではなく、現状業務のルールや運用自体を改めて見直し、できるだけ無駄な業務を削ぎ落した効率的な業務の流れを策定した上で、システム・ツール導入の検討を行いました。
そのため、最初から大がかりなシステム・ツールではなく、身の丈に合ったシステム・ツールを選定することが出来ました。
◆◆成果と効果◆◆—————————————————————————————
成果と効果について
・手作業での書類発送に比べ、自動化によってプロセスが迅速化し、発送準備の時間が大幅に削減された。（顧客検証で導入前と比較し、所要時間が約30％短縮）
・発送ミスや誤送付の件数が大幅に減少
・自動化されたフローにより、データの整合性が向上し、情報が一貫性を持つようになった。
・必要な人手を削減し、労働コストを下げることができ、効率的な業務運営により、材料費や郵送コストが削減された。
・書類発送に伴う時間が短縮され、顧客に迅速に文書を届けることが可能となり、顧客からの信頼性が向上した。
・業務データが容易に収集可能になり、業務改善や戦略的な意思決定が促進される。
・単調なルーチン作業から解放され、従業員の仕事への満足度が向上した。
自動化は、企業の業務効率を向上させるだけでなく、コスト削減や環境への配慮とも関連しているため、今後ますます重要になっていくでしょう。自動化の導入は一時的な投資が必要ですが、長期的には大きな利益をもたらすことが期待されます。
◆◆まとめ◆◆———————————————————————————————
今回ご紹介しました取り組み事例に関して、皆様の会社では以下のような課題はございませんでしょうか？
・請求書・納品書等、書類の封入・発送業務を自社スタッフが行っている
・発送前の書類内容や、宛先の確認等、人手による確認に手間がかかっている
・郵送、FAX、メール等、送付先により書類の送付方法がバラバラで、送付作業が煩雑になっている etc..
上記に、一つでも当てはまるものがございましたら、ご連絡ください。弊社より改善手順をアドバイスさせていただきます。
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★★現状のDXへの取組み状況を診断してみませんか？★★—————————————————
簡単なアンケートに回答いただくだけで、貴社のDX推進・システム導入･活用における、組織、施策、活動等、課題の傾向を分析し、成果向上に向けた改善ポイントをまとめた「診断レポート」をご提供しております。
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★★DX導入事例集★★———————————————————————————–
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★★コラム★★———————————————————————————————
OCEメルマガ配信でのIT雑学コラム第8回です。
今回はノーベル賞にまつわるAIの雑学をご紹介します。
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https://dxlabo.oce.co.jp/posts/post07
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